ऐसा कहा जा सकता है कि ईमेल्स रिटेन कम्युनिकेशन का सबसे पुराना तरीका है। आज चाहे रिटेन कम्युनिकेशन के कितने भी नए तरीके आ गए हो, लेकिन ईमेल्स आपकी प्रोफेशनल लाइफ में कम्युनिकेशन का एक महत्वपूर्ण ज़रिया है। इमेल्स को बिज़नेस कम्युनिकेशन का सबसे प्रभावशाली ज़रिया माना जाता है। आप ऑफ़िस में ईमेल्स के ज़रिये अपनी सभी बातों को स्पष्ट रूप से कह सकते हैं। आम तौर पर बिज़नेस और ऑफ़िस से जुड़ी सभी ज़रूरी बातों को लोग ईमेल्स के ज़रिये ही बताते हैं। चलिए जानते हैं कि किसी भी बिज़नेस या ऑफिस में ईमेल्स का उपयोग इतना ज़रूरी क्यों हैं।

1. हर व्यक्ति से एक साथ हो सकती है बात

ऑफ़िस में अपनी बातों को स्पष्ट रूप से कहना बेहद ज़रूरी होता है

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ईमेल के माध्यम से कंपनी के सीईओ से लेकर बैक एंड असिस्टेंट तक, सभी को काम से जुड़ी जानकारी देना आसान हो जाता है। कंपनी के हर डिपार्टमेंट में संदेश पहुंचाने के लिए, सभी एम्प्लॉईज़ के बीच कोर्डिनेशन बनाए रखने के लिए, अपने क्लाइंट्स को लगातार सन्देश पहुंचाने के लिए और अपने बॉस के साथ डिसकशंस करने के लिए ईमेल्स एकमात्र ज़रिया होता है। प्रोफेशनल या ऑफिशियल कम्युनिकेशन के लिए ईमेल्स का उपयोग करना ही सही माना जाता है।

2. ऑफिस रिकार्ड्स करें मेंटेन

आप रोज़ाना ना जाने कितने ही क्लाइंट्स के साथ मीटिंग करते होंगे। इन मीटिंग्स में कई महत्वपूर्ण डिसकशंस भी होते हैं। इन डिसकशंस को यदि आप ईमेल्स के ज़रिये कहते हैं, तो वह एक स्टेटमेंट कहलाता है और आप उस पर ज़्यादा गंभीरता से काम कर सकते हैं। इमेल्स में अपने और क्लाइंट्स के बीच हुए सभी डिसकशंस का रिकॉर्ड बनाना आसान रहता है। मान लीजिये आपने क्लाइंट्स के साथ किसी प्रोजेक्ट पर लम्बे समय तक फ़ोन पर चर्चा की, लेकिन यह चर्चा तब तक ऑफिशियल नहीं मानी जाएगी जब तक आप उन सभी बातों को ईमेल में ना उतारें।

3. आपका संदेश जल्द से जल्द पहुंचता है

इमेल्स के माध्यम से आपका संदेश किसी भी व्यक्ति या ग्रुप को जल्द से जल्द पहुंचता है, फिर चाहे वह व्यक्ति आपके मीलों दूर हो या फिर आपके पास। इससे आपका काम जल्दी होता है और काफी समय भी बचता है। आप ऑफ़िस से जुड़े नियम, किसी नए बिज़नेस से जुड़ी हर प्रकार की महत्वपूर्ण बातें, लीव ऍप्लिकेशन्स आदि सभी चीज़ें इमेल्स के ज़रिये लोगों को बता सकते हैं। इससे आपका बहुत सारा समय बच जाता है। इससे आपका काम जल्दी पूरा होता है। चूंकि सामनेवाला व्यक्ति भी आपको इमेल से ही जवाब देगा, तो आपका काम बहुत ही स्पष्ट रूप से होगा।

4. प्रोफ़ेशनलिज़्म बनाए रखें

ईमेल द्वारा किये गए कम्युनिकेशन में प्रोफ़ेशनलिज़्म बनाए रखना बहुत ज़रूरी है।

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ईमेल प्रोटोकॉल एक सभी ऑफिसों का एक महत्वपूर्ण नियम होता है। जब आपको कोई ईमेल मिलता है, तो आप उसका जवाब देते ही हैं। आप ईमेल पर किसी व्यक्ति की निंदा नहीं कर सकते हैं। साथ ही, ईमेल में अभद्र शब्दों और गलत भाषा का उपयोग करना मना होता है। प्रूफ़रीड किये बिना ग़लतियों से भरे ईमेल्स आगे भेजना आपके प्रोफ़ेशनलिज़्म पर सवाल उठाता है।

आप एम्प्लॉईज़, मैनेजर्स, क्लाइंट्स और ऑफ़िस के स्टाफ में काम से जुड़ी सभी जानकारी को इमेल्स के ज़रिये आसानी से पहुंचा सकते हैं। बिज़नेस कम्युनिकेशन के लिए इमेल्स का उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण होता है।